ศูนย์บริการทางวิชาการ มหาวิทยาลัยรังสิต การบูรณาการเทคโนโลยีออนไลน์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรวบรวมข้อมูล ตอบโจทย์การใช้ระบบรับ-ส่งไฟล์ผ่านอีเมล เพื่อยกระดับการทำงานในหลายด้าน โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นเครื่องมือในการทำงาน เป็นแนวปฏิบัติที่ดี ประจำปีการศึกษา 2568

ผศ.วิไลลักษณ์ ตรีพืช รองผู้อำนวยการศูนย์บริการทางวิชาการ และนางสาวสุนิสา สุคันธปรีชา เจ้าหน้าที่ศูนย์บริการทางวิชาการ มหาวิทยาลัยรังสิต ผู้จัดทำโครงการ โดยจุดเริ่มต้นของโครงการมาจากวัตถุประสงค์ในการลดปัญหาจากการใช้ระบบรับส่งไฟล์ผ่านอีเมลส่วนกลางของหน่วยงาน ซึ่งทำให้ข้อมูลมักตกหล่นหรือปะปนกับหัวข้องานในเรื่องอื่น ๆ รวมถึงเกิดภาระงานซ้ำซ้อนแก่เจ้าหน้าที่ในการคีย์ข้อมูลใหม่ส่งผลให้เกิดความผิดพลาดของข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับเอกสาร เกิดความล่าช้า และมีข้อจำกัดด้านการสื่อสาร จึงได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงานรวบรวมข้อมูลงานบริการวิชาการส่งผลต่อความผิดพลาด ของข้อมูลที่ไม่สอดคล้องตามเอกสาร เกิดความล่าช้า และมีข้อจำกัดด้านการสื่อสาร จึงนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงานรวบรวมข้อมูลงานบริการวิชาการ เพื่อยกระดับการทำงานในหลายด้าน รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความรู้ที่นำมาใช้ โดยเริ่มต้นโครงการเพื่อเป็นแนวทางจากการนำระบบสารสนเทศเข้ามาใช้ในกระบวนการทำงานตั้งแต่ปีการศึกษา 2567 มาวิเคราะห์เปรียบเทียบ เพื่อพัฒนารูปแบบการรวบรวมข้อมูลโครงการบริการวิชาการ โดยเน้นการบูรณาการเข้ากับช่องทางสื่อสารเดิมที่มีอยู่ เพื่อยกระดับกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พร้อมทั้งเป็นการตรวจสอบ และยืนยันแนวปฏิบัติเดิม โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนหลัก การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน มุ่งเน้นในการช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพประสิทธิผลที่สูงขึ้น และสามารถลดการใช้ทรัพยากร หรือใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ได้อย่างคุ้มค่ามากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างการรวบรวมข้อมูลโครงการบริการวิชาการ เพื่อรายงานผลประกันคุณภาพนั้น มีความจำเป็นต้องมีความครบถ้วนตามเกณฑ์ อาทิ ข้อมูลพื้นที่ กลุ่มเป้าหมาย ทิศทางการพัฒนาที่เป็นรูปธรรม และความต่อเนื่อง โดยเน้นการมีส่วนร่วมของอาจารย์ และนักศึกษาจากทุกคณะ เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ชัดเจน และนำไปสู่การพัฒนาชุมชนอย่างยั่งยืน ซึ่งนำมาวิเคราะห์ตามลำดับขั้น ไม่ว่าจะเป็นวิเคราะห์กระบวนการ ผู้ที่เกี่ยวข้อง และข้อมูลที่ต้องรวบรวม ตลอดจนวิเคราะห์และสอบทานเกณฑ์ประกันคุณภาพ เพื่อกำหนดข้อมูลที่จำเป็น และวิเคราะห์ผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการรวบรวมข้อมูล จากนั้นศึกษาความเป็นไปได้และการเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมโดยใช้ Google Forms แทนระบบเดิม โดยตั้งค่าบังคับตอบข้อมูลสำคัญ และให้อัปโหลดไฟล์ผ่านระบบได้ทันที เพื่อตัดขั้นตอนการส่งเอกสารกระดาษ และลดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูล พร้อมทั้งประเมินความคุ้มค่า 1) ลดระยะเวลา: ลดเวลาการคัดแยกอีเมล และการบันทึกข้อมูลที่ซ้ำซ้อน โดยให้กรอกข้อมูลครบถ้วนจากเจ้าของข้อมูล 2) เพิ่มความสะดวก: ข้อมูลที่จัดเก็บโดยใช้ Google Forms จะถูกรวมไว้ในที่เดียวโดยอัตโนมัติรวมทั้งผู้รวบรวมข้อมูลยังสามารถนำมาจัดการกับข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้ง่าย 3) ประหยัดทรัพยากร: ลดการใช้กระดาษ และลดเวลาการทำงานของผู้รวบรวมข้อมูล สุดท้ายการสื่อสาร ทำความเข้าใจ และประสานงาน: ปรับปรุงช่องทางสื่อสารให้รวดเร็วผ่าน LINE Group เพื่อตอบข้อสงสัยได้ทันที พร้อมแจ้งช่องทางการส่งข้อมูลโดยใช้ Google Forms เป็นช่องทางหลักเพียงช่องทางเดียวในการส่งข้อมูล

ผลจากการเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยี Google Forms ในการรับข้อมูลโครงการ ช่วยลดขั้นตอนการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ลงได้เกือบทั้งหมด โดยลดเอกสารบันทึกข้อความจาก 259 แผ่นเหลือเพียง 37 แผ่น และยกเลิกการใช้กระดาษสำหรับข้อมูลโครงการมากกว่า 1,980 แผ่นให้เหลือ 0 แผ่น และจากการใช้งานร่วมกับ LINE Group ในการติดต่อสื่อสาร แนวปฏิบัติดังกล่าวทำให้การรวบรวมข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น การนำเทคโนโลยีคือ Google Forms และ LINE Group มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานจริง ทำให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานได้จริง เช่น ยกเลิกการคัดแยกอีเมล, ลดการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ, ลดขั้นตอนการสื่อสาร ลดการใช้ทรัพยากร (กระดาษ, เวลาของผู้ปฏิบัติงาน) และใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ (เครื่องมือฟรี) ได้อย่างคุ้มค่า อีกทั้งยังได้ข้อมูลที่ครบถ้วนตามเกณฑ์การประกันคุณภาพการศึกษาในระดับสถาบัน สอดคล้องกับยุคดิจิทัลที่ข้อมูลเติบโตอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีจึงไม่ใช่เพียงเครื่องมือ แต่คือหัวใจสำคัญของการทำงานยุคใหม่ การยกระดับประสิทธิภาพไม่ได้หมายถึงการทำงานให้เร็วขึ้นเท่านั้น แต่คือการทำให้ข้อมูลถูกจัดการอย่างเป็นระบบ สื่อสารได้อย่างชัดเจน และลดความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นลง เมื่อองค์กรสามารถรวบรวมและเชื่อมโยงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ การตัดสินใจก็จะเฉียบคมมากขึ้น พร้อมก้าวสู่อนาคตที่ขับเคลื่อนด้วยความเข้าใจ ไม่ใช่เพียงปริมาณของข้อมูลอีกต่อไป